セキュリティ体制について

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セキュリティ体制について

ひろしま債務整理相談室を運営する あすみあ総合司法書士法人のセキュリティ体制についてご説明します。

当事務所では、ご依頼人さまからいただいた情報を厳重に管理しています。

防犯セキュリティシステムの導入

警備会社と契約し、防犯システムを導入しています。
事務所に職員が不在のとき、常に、警備システム(セキュリティシステム)が作動しています。
各種防犯センサーなども完備しています。

ご自身の大切な情報を預けることになるわけですから、ご依頼人さまの立場であれば、「警備システムを契約している事務所に頼みたい」と考えて、2005年から契約しています。

 

書類保管体制

実務を行っていますと、過去の書類が膨大となります。
司法書士には、司法書士法により、一定期間の書類保管義務があります。

必要性の低いものについては、まずはスキャニングによりデータ化を行います。
その後、法令に従い保管いたします。なお、当該保管については、セキュリティ体制の整った書類保管業者と契約しております。

書類保管体制

その後、書類保存期間が経過したものから、専門会社による溶解処理へ移行する体制を採っております。

機密書類の溶解処理

当事務所では、ご依頼人さまの

・個人情報が印字された書類
・申請書類
・複写書類

について、法律上の保管期間が終了したのち、専門会社に溶解処理を委託しています。

これは委託会社からの溶解完了証明書です。

       溶解完了証明書

※実際には、溶解処理会社、伝票番号などが記載されていますが、塗りつぶしております。

システム管理を専門の事業者に委託

ネットワークの正常な稼働、ネットワークセキュリティ対策のため、専門のシステム事業者に委託しています。

    システム管理イメージ

もちろん、当該事業者とは、業務委託契約および機密保持契約を締結しています。

すべてのパソコンへのセキュリティソフトのインストール

これは当然かもしれませんが、事務所全体について、パソコンにセキュリティソフトをインストールしています。
定期的に、ウィルス等のチェックもかけております。

     セキュリティのイメージ

なお、各PC内のセキュリティ対策(ウィルスソフトのインストール、ファイヤーウォール等の設定)について、専門の事業者に、その設定・管理を委託しています。
当該事業者と当事務所との間の機密保持契約は、締結済みです。

内部統制

当事務所の職員(スタッフ)と当事務所とは機密保持契約(誓約書)を取り交わしています。
ご依頼人さまの情報を、当事務所外に持ち出すこと(インターネットを含む)は、申請を行うなどのやむを得ない場合を除き、禁止しています。

      内部統制によるセキュリティのイメージ

守秘義務について

セキュリティ体制と関連しますので、このページでも説明申し上げます。

司法書士には、法律により守秘義務が課せられています。

ピン司法書士法第24条 (秘密保持の義務)

司法書士又は司法書士であった者は、正当な事由がある場合でなければ、業務上取り扱つた事件について知ることのできた秘密を他に漏らしてはならない。


これらの守秘義務を遵守しながら、日々、実務遂行しております。
安心して、ご相談、ご依頼ください。

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